Bästa praxis för filintegration i Boards on Fire

Denna guide beskriver de viktigaste stegen för att förbereda, ladda upp och hantera CSV-filer för integration. Genom att följa dessa rekommendationer säkerställer du smidig bearbetning, korrekt data och minimalt med felsökning.

1. Förbereda din fil för integration

Att säkerställa att filen är korrekt förberedd är första steget för en smidig och felfri integration. Genom att följa dessa riktlinjer sparar du tid när du ska importera data till Boards on Fire via filintegration: 

• Spara filen som CSV i UTF-8-format.
• Se till att filen innehåller färre än 5000 rader.
• Använd datumformatet ÅÅÅÅ-MM-DD.
• Behåll samma kolumnordning i alla uppladdningar.
• Inkludera alltid obligatoriska fält:
  För datakällor: Datum och Organisation.
  För Entiteter: Organisation.
• Testa med en liten fil innan full uppladdning.

Tips: Testa din fil innan full uppladdning för att bekräfta formatering och undvika datafel. Skapa en testdatakälla eller entitet att ladda upp testdata till.

2. Säker filöverföring via SFTP

Att använda en säker överföringsmetod skyddar din data under överföringen. Följ dessa steg för att upprätthålla säkerhet och tillförlitlighet:

• Använd de unika SFTP-uppgifterna som tillhandahålls av Boards on Fire.
• Uppgifterna är tidsbegränsade – förvara dem säkert.
• Använd ett säkert nätverk vid uppladdning.
• Ta regelbundet bort gamla eller oanvända konton.

3. Korrekt datamappning

Mappning säkerställer att din data förstås av systemet och hamnar på rätt plats. Noggrannhet här förhindrar fel i rapporteringen senare.

• Se till att välja rätt CSV-separator för din fil (semikolon eller komma).
• Mappa obligatoriska fält först.
• Mappa rätt CSV-kolumner till de obligatoriska fälten i systemet. Välj rätt kolumn (t.ex. Datum, Organisation) för att undvika att data hamnar fel.
• Välj ”Ingen mappning” för oanvända kolumner för att undvika fel.
• Mappa Organisationer med externa ID:n.
• När du använder en datakälla: använd inte samma tidsstämpel två gånger för samma organisation och grupp. Varje rad måste ha ett unikt tidsvärde baserat på vald tidsupplösning (t.ex. dag, timme, minut).

4. Undvika dubbletter eller saknad data

• Vid uppladdning till en entitet, välj om den nya filen ska ersätta all befintlig data eller endast lägga till/uppdatera specifika poster.
• Använd en unik kolumn med Externt ID för uppdateringar.
• Om du ersätter data, se till att filen innehåller alla obligatoriska rader.
• Kontrollera alltid loggen efter uppladdning för att bekräfta antal rader.
  Obs: Loggar raderas automatiskt efter 90 dagar.
• Schemalägg regelbundna filgranskningar för att ta bort dubbletter.

Tips: Testa datauppdateringar på en liten fil innan du kör dem på fullständiga dataset.

5. Uppdatera en befintlig filintegration

• Om du tar bort en kolumn från din fil, ta även bort dess mappning.
• Om du lägger till en ny kolumn i din fil, kom ihåg att skapa en mappning för den.

6. Felsökning av vanliga problem

Om något går fel, använd dessa kontroller för att snabbt hitta orsaken och åtgärda den:

• Filen laddas inte upp? Kontrollera separatorinställningen (semikolon eller komma) eller att antalet rader inte överstiger 5000.
• Saknade rader? Verifiera datumformat och organisationsmappning.
• Oväntade resultat? Kontrollera att CSV-filen är i UTF-8-format.
• Fil inaktiv? Aktivera den under ”Åtgärder” i menyn.
• Jämför med din senaste lyckade fil för ledtrådar.